Pozyskałeś Inwestora i czas ruszyć ze współpracą. Inwestor przekazał Ci swoje inspiracje, ustaliliście stawkę, ilość koncepcji i wstępne terminy. Jest to modelowy początek współpracy Architekta z Inwestorem w realizacji projektu wnętrza, który powinieneś odpowiednio udokumentować.
Nie poprzestawaj na mailowych lub telefonicznych uzgodnieniach. Oprzyj swoją pracę na Umowie, która zapewni Ci jednoznaczne zasady zapłaty wynagrodzenia, określi ramy Twojej odpowiedzialności i będzie gwarantowała pewną współpracę z Inwestorem.
Zacznij od daty i oznaczenia Stron Umowy…
Pierwszym krokiem przy sporządzaniu Umowy na wykonanie projektu aranżacji wnętrza powinno być określenie daty jej zawarcia oraz stron.
Wskaż swoje dane, pamiętając, o określeniu czy Umowę realizujesz w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
Zadbaj o prawidłowe wpisanie danych Inwestora lub Inwestorów. Sprawdź poprawność tych danych.
***
Przechodząc do właściwej treści Umowy, staraj się przyjąć jej przejrzysty podział.
Poszczególne postanowienia Umowy grupowane powinny być w ramach tematycznych paragrafów – oprzyj się na sprawdzonym poniżej schemacie.
Nie bój się szczegółów – im umowa jest dokładniejsza, tym lepiej będzie Ci służyła.
***
§1 [PRZEDMIOT UMOWY]
Pierwsza i zasadnicza część umowy, w której zdefiniowane powinno zostać – precyzyjnie i szczegółowo – to czego tak naprawdę będzie dotyczyła praca Architekta z Inwestorem. W tym postanowieniu umownym zadbaj o to, aby prawidłowo wskazać przestrzeń, której projekt będzie dotyczył, tj. (i) oznacz nieruchomość, (ii) określ projektowane pomieszczenia, (iii) uwzględnij ich metraż.
Jest to także właściwa część do wskazania ilości koncepcji przygotowywanego projektu, wraz z zakresem ich modyfikacji.
§2 [PRAWA I OBOWIĄZKI STRON]
W tej części Umowy powinny znaleźć się postanowienia, które w Inwestorze wzbudzą zaufanie do twojej pracy oraz ukażą Twoje profesjonalne podejście.
Zadbaj o wskazanie, że projekt wykonany zostanie z uwzględnieniem twojej wiedzy technicznej. Zapewnij Inwestora, że wykonanie projektu będzie opierało się na prawidłowo przekazanych Ci wyjaśnieniach i preferencji Inwestora – pamiętaj, że ich prawidłowe przekazanie musi być obowiązkiem Inwestora.
Precyzyjnie określ co składać będzie się na wykonanie projektu aranżacji wnętrza.
Jeżeli masz przeczucie, że postanowienia określające zakres twoich usług są szczegółowe i bardzo konkretnie określają twoje obowiązki – idziesz w dobrą stronę. Ta zasadnicza część Umowy nie powinna pozostawiać wątpliwości lub jakichkolwiek niedomówień.
Dokładność tych postanowień zapewni Ci precyzyjne ramy współpracy z Inwestorem, w których nie będzie miejsca na realizację dodatkowych czynności, bez uprzednio uzgodnionego dodatkowego wynagrodzenia.
§3 [TERMINY WYKONANIA]
Tą część wyodrębnij jako osobne postanowienia Umowy.
Pamiętaj, aby rozważyć w pierwszej kolejności czy chcesz narzucać sobie konkretne terminy zakończenia i przekazania koncepcji projektu Inwestorowi.
Tip: Jeżeli Inwestor nie oczekuje od Ciebie sztywnego zapisu w tym względzie – nie nakładaj na siebie dodatkowych zobowiązań
Ustanów terminy graniczne dla Inwestora. „Deadline-y” wyznaczone Inwestorowi wyeliminują ryzyko wydłużonego czasu oczekiwania na akceptację danego etapu wykonania projektu, wpłyną na terminy płatności Twojego wynagrodzenia.
§4 [WYNAGRODZENIE]
O tym na pewno nie zapominasz, ale zapisz to dobrze.
W celu uniknięcia niejasności i sporów z Inwestorem wskaż w Umowie konkretne kwoty wraz z określeniem czy są to wartości netto czy brutto. Wprowadź do Umowy terminy zapłaty. Zapewnij sobie finansowanie na początku pracy nad projektem.
Wskaż w Umowie podstawy do dokonania zapłaty – a więc, np. wystawiona przez Ciebie faktura lub rachunek.
Tip: Faktura i rachunek to także właściwe dokumenty do wskazania w nich rachunku bankowego, na który ma zostać dokonana zapłata Twojego wynagrodzenia.
§5 [ODPOWIEDZIALNOŚĆ STRON]
Paragraf w trosce o twój bezpieczeństwo. W jego ramach warto ustanowić postanowienie, które ograniczy odpowiedzialność finansową Architekta związaną z wykonaniem umowy. Zabezpiecz się przed nadmiernymi, a także niezasadnymi, roszczeniami ze strony Inwestora, np. związanymi z dochodzeniem zwrotu za dobrany przez Ciebie, zakupiony przez Inwestora i wadliwie zamontowany przez wykonawcę produkt.
Jeżeli na podstawię Umowy masz także realizować nadzór nad wykonywanymi pracami i podejmować się ich odbiorów, zagwarantuj sobie odpowiednie zapisy, które nie pozwolą pociągnąć Cię do nieuzasadnionej odpowiedzialności.
Współpraca się nie układa? Chcesz mieć opcję wyjścia z Umowy?
Rozważ ujęcie w Umówię umownego prawa odstąpienia, przewidziane na wypadek określonych zachowań Inwestora.
Pamiętaj: przy ustanawianiu tego uprawnienia nie dopuść do sytuacji, w której zmuszony będziesz zwrócić wynagrodzenie za pracę, którą już na rzecz Inwestora wykonałeś.
§6 [PRAWA AUTORSKIE ARCHITEKTA]
Ten paragraf to tak naprawdę informacja dla Inwestora w jakim zakresie może ingerować w przekazany mu projekt. Tu określisz w jakim zakresie Inwestor jest uprawniony do korzystania z projektu i jego poszczególnych elementów, w tym w szczególności wizualizacji. Możesz udzielić Inwestorowi licencji, masz także możliwość przeniesienia na Inwestora całości autorskich praw majątkowych.
Warto przy formułowaniu tych zapisów rozważyć w jakim zakresie projekt, po jego wykonaniu, może Ci się jeszcze przydać w prowadzonym biznesie.
§7 [KLAUZULA POUFNOŚCI]
Zapis umowny o szczególnym znaczeniu – zwłaszcza w przypadku Klienta pozyskanego na popularnych grupach branżowych, np. z Facebook. Zadbaj, aby twoja Umowa i jej postanowienia (w tym te dotyczące stosowanych stawek oraz zakresu twoich usług) nie były udostępniane i rozpowszechniane w Internecie. Zadbaj o ochronę swojego „know-how”.
§8 [POSTANOWIENIA KOŃCOWE]
Zakończ umowę niezbędnymi formalnościami. Zamieść oświadczenie Stron o zapoznaniu się z jej treścią i zrozumieniu jej postanowień. Wskaż jak rozpatrywane będą spory. Określ postanowienia dotyczące kontaktu Stron – wskaż numery telefonu do kontaktu oraz właściwe adresy e-mail. Zdefiniuj zasady na jakich modyfikowana może być współpraca z Inwestorem.
PODPISY
Oczywiste, jednak koniecznie dopilnuj, abyście wraz z Inwestorem (i) parafowali każdą stronę Umowy i prawidłowo podpisując ostatnią stronę, (ii) dokonując jakichkolwiek skreśleń lub dopisków w Umowie – zatwierdzili je parafą.
Jeżeli powyższy artykuł pozostawił Cię z jakimikolwiek wątpliwościami – napisz do nas.
Odpowiemy na Twoje pytania, przygotujemy dla Ciebie umowę zabezpieczającą twój biznes projektowy, bowiem…
na co dzień radzimy prawnie w Twoich sprawach.